Documentele de pregătit înainte de închirierea unui apartament
Lista completă pentru proprietar și chiriaș, actele utile la semnare, procesul-verbal de predare-primire, inventarul și pașii de înregistrare fiscală.
Ce trebuie pregătit înainte de vizionare și semnare
O închiriere sigură începe cu identificarea corectă a părților și a apartamentului. Documentele nu trebuie trimise integral unor persoane necunoscute înainte de verificarea identității și a scopului solicitării. La semnare, datele din acte trebuie să coincidă cu cele trecute în contract.
Actele și informațiile proprietarului
Documente de bază
- cartea de identitate a proprietarului;
- actul din care rezultă dreptul asupra apartamentului;
- datele cadastrale și adresa completă;
- certificatul de performanță energetică, atunci când este aplicabil;
- procură valabilă, dacă semnează un reprezentant.
Dacă există coproprietari
Contractul trebuie semnat de persoanele care au dreptul să închirieze sau de reprezentantul lor autorizat. Stabiliți înainte cine încasează chiria și cine îndeplinește obligațiile fiscale.
Informații utile de comunicat chiriașului
Valoarea chiriei și a garanției, moneda și cursul folosit, data plății, contul bancar, costurile de întreținere, regulile imobilului, indexurile contoarelor și eventualele limitări privind animalele, fumatul sau modificarea locuinței.
Actele și informațiile chiriașului
- carte de identitate sau pașaport valabil;
- adresă de corespondență, telefon și e-mail;
- datele tuturor persoanelor care vor locui efectiv în apartament;
- pentru o societate: denumire, CUI, sediu, reprezentant și documentul care îi permite să semneze;
- dacă părțile convin, dovezi rezonabile privind capacitatea de plată, solicitate și păstrate cu respectarea regulilor de protecție a datelor.
Chiriașul trebuie să verifice identitatea locatorului și legătura acestuia cu proprietatea înainte de plata garanției sau a chiriei.
Ce trebuie să conțină contractul de închiriere
Un contract clar reduce conflictele și oferă ambelor părți o evidență verificabilă. Includeți cel puțin:
- identitatea completă a părților
- descrierea și adresa imobilului
- durata și data intrării în vigoare
- chiria, garanția și scadența
- modalitatea de plată și dovada plății
- utilitățile și cheltuielile suportate
- condițiile de încetare și preaviz
- regulile privind reparațiile și accesul
Proces-verbal de predare-primire
Procesul-verbal se semnează la predarea cheilor și consemnează starea apartamentului, numărul cheilor, indexurile contoarelor și eventualele defecte existente. Fotografiile datate, acceptate de ambele părți, pot fi anexate.
Inventarul bunurilor
Pentru locuințele mobilate, inventarul trebuie să descrie obiectele, cantitatea și starea lor. Astfel, restituirea garanției poate fi analizată pe baza unei situații inițiale documentate, nu doar a amintirilor părților.
Înregistrarea contractului la ANAF în 2026
Pentru veniturile din cedarea folosinței bunurilor din patrimoniul personal, în cazurile prevăzute de legislația fiscală, contractul și modificările ulterioare se înregistrează la organul fiscal competent în cel mult 30 de zile de la încheiere sau de la producerea modificării. Procedura folosește formularul C168, însoțit de copia contractului.
În cazul proprietății comune, trebuie stabilit locatorul desemnat care îndeplinește obligația de înregistrare, conform situației juridice și instrucțiunilor formularului.
Surse oficiale: formularul C168 – ANAF și Ordinul ANAF nr. 161/2025 – Portal Legislativ. Verifică întotdeauna versiunea curentă înainte de depunere.
Checklist pentru ziua semnării
- Verifică identitatea părților și dreptul de a închiria.
- Citește integral contractul și completează toate spațiile.
- Semnează contractul, inventarul și procesul-verbal.
- Notează indexurile și predarea cheilor.
- Folosește o metodă de plată care lasă dovadă.
- Păstrează câte un exemplar complet pentru fiecare parte.
- Îndeplinește în termen obligațiile fiscale aplicabile.
Întrebări frecvente
Este suficient un contract semnat între proprietar și chiriaș?
Contractul consemnează acordul părților, dar proprietarul trebuie să verifice separat obligațiile de înregistrare fiscală și declarare aplicabile situației sale.
Este obligatoriu procesul-verbal de predare-primire?
Este foarte recomandat deoarece dovedește starea locuinței, indexurile și bunurile predate. Poate preveni neînțelegerile la încetarea contractului.
Ce se întâmplă dacă se schimbă chiria sau durata?
Modificarea trebuie documentată prin act adițional, iar obligațiile de înregistrare fiscală trebuie îndeplinite în termenul legal aplicabil.
Poate semna o singură persoană dacă apartamentul are mai mulți proprietari?
Numai dacă are dreptul sau împuternicirea necesară. Pentru proprietatea comună trebuie clarificat cine semnează și cine este desemnat pentru formalitățile fiscale.
Resurse utile pentru proprietari
Continuă cu ghidul despre impozitul pe veniturile din chirii, serviciul de închiriere a apartamentului în București, ofertele de proprietăți de închiriat sau pagina de servicii imobiliare.
Ai nevoie de ajutor pentru închiriere?
Apex Imobiliare te poate ajuta cu promovarea proprietății, organizarea vizionărilor și structurarea documentelor tranzacției.
Solicită consultanțăSună la 0750 260 001
